Wie lange ist eine Befragung gültig?
- Dirk Becker
Es gibt einen Unterschied zwischen der Zuweisung von Fragebögen zu einem Patienten in der Oberfläche und der technischen Befragung. Die Einstellungen der “Gültigkeit einer Befragung” im Configgenerator des Orchestrators und die Einstellungen Löschfristen und deren konkrete Auswirkungen sind dabei nicht immer einfach nachzuvollziehen und werden im folgenden erläutert.
Betrifft:
Beispielhafte Daten/Ergebnisse:
myMedax Einstellung:
Löschfrist in myMedax auf 40 Tage gestellt
Config Generator Einstellung:
nicht gestartete Befragung läuft ab nach: 14 Tagen
Beispiel Befragung1:
Befragung1 wird erstellt am 25.03.24
Befragung1 läuft ab am 08.04.24 (25.03.24 + 14 Tage) (wenn sie nur im Status “angelegt” bleibt, die Ausfüllung nicht gestartet wurde, also nicht in den Status “zugewiesen” wechselt)
Die Löschautomatik in myMedax die beispielhaft am 10.05.24 läuft funktioniert wie folgt:
Suche nach Befragungen welche vor mind. 40 Tagen abgelaufen sind: 10.05.24 - 40 Tage = 31.03.24
= Sucht Befragungen welche am oder vor dem 31.03.24 abgelaufen sind und löscht diese.
Lösche alle Befragungen mit “abgeschlossen”-Status + Erstelldatum älter als 40 Tage.
Begrifflichkeiten:
Zuweisung = bei einem Patienten wird gespeichert, dass er einen oder mehrere Fragebogen ausfüllen soll (das ist noch keine Befragung!). Speicherung erfolgt in den Eigenschaften des Patienten.
Befragung = eine Hülle/Mappe mit einer Zuweisung aus Patient und ein/mehreren Fragebögen, welche eine eigenständige technische ID hat und unabhängig vom Patient in einer eigenen Liste gespeichert ist.
Ausfüll-Oberfläche = die Nutzeroberfläche die zum ausfüllen einer Fragebogenvorlage verwendet wird. Damit ist die myMedax-App für iOS/Android aber auch die Browser-Oberfläche gemeint.
Es gibt 2 Wege, eine Befragung zu starten, über die Oberfläche des Webzuweisers ODER über die RestAPI-Schnittstelle. Beide Wege werden im folgenden erläutert.
1. Webzuweiser-Zuweisung und Start einer Befragung über die Ausfüll-Oberfläche
Wenn über den Webzuweiser (auf der myMedax-Oberfläche, im Unterschied zur technischen RestAPI / Schnittstelle) einem Patienten ein oder mehrere Fragebögen zugewiesen werden und auf Speichern geklickt wird, gibt es zu diesem Zeitpunkt noch keine Befragung im technischen Sinn.
Im Ausfüll-Link des Patienten (der auch über den QR Code angezeigt werden kann) steht nur drin: Ich bin ein Link/QR Code um einen Patienten zu öffnen und zu schauen, ob der Zuweisungen hat.
Die Daten sind ausschließlich in den Eigenschaften des Patienten gespeichert. Löschfristen die Befragungen betreffen greifen hier also nicht, es greifen ausschließlich Löschfristen die den Patienten betreffen.
Die Zuweisung Patient ↔︎ Fragebogen wird also nur gelöscht, wenn der Patient gelöscht wird - ODER wen im Zuweiser in anderer Kombination der Fragebögen nochmal au “Speichern” geklickt wird. Dann wird die bisherige Kombination Patient ↔︎ Fragbogen überschrieben.
Ausfüll-Oberfläche
Mit der Ausfüll App scannt man den QR-Code (oder der Link wird im Browser geöffnet) und App oder Browser erkennen dadurch: “Aha, ich soll einen Patienten zuweisen”.
Die App kommuniziert dann mit der API und sagt ihr: “Liebe API, ich bin ein Gerät und ich hätte gerne die Fragebögen, welche dem Patienten mit der ID aus dem QR Code zugeordnet wurden”.
Die API stellt dann fest: “Ok. Ich habe hier den Patienten und die ihm direkt zugeordneten Fragebögen. Eine Befragung kenne ich noch nicht. Damit wir in die Ausfüllung starten können, lege ich jetzt eine Befragung an, setze diese auf den Status “Angelegt” und schreibe in diese Befragung den Patienten und die gewünschten Fragebögen rein”.
→ ab jetzt läuft die Ablauffrist für “nicht gestartete Befragungen” (im Beispiel: 14 Tage)
Dann antwortet die API dem Gerät (also der App oder dem Browser) und sagt: “Hier hast du die Patientendaten und die Fragebögen, und übrigens hab ich eine Befragung angelegt. Hier ist noch die ID der Befragung dazu.”
Die App/der Browser sagen: “Ok, hab alles. Vielen Dank”
Die API setzt durch diese Bestätigung seitens App / Browser die Befragung danach auf den Status “Zugewiesen”.
→ ab jetzt läuft die Löschfrist für die Befragung (im Beispiel: 40 Tage)
2. RestAPI-Zuweisung und Befragung
Wenn man über die API ein Zuweisung vornimmt, dann kann man übrigens auch (wie im Webzuweiser, s.o.) dem Patienten nur die Fragebögen zuordnen (ohne eine Befragung zu erzeugen).
Man sagt der API einfach: “Liebe API, ich möchte den Patienten mit der ID X anpassen, hier hast du die Patientenstammdaten, inkl. der Fragebogen IDs welche der Patient bei Gelegenheit ausfüllen soll.”
Dem Patienten sind danach genau diese Fragebögen zugeordnet und dies steht direkt im Datensatz des Patienten drin.
Im Gegensatz zum Webzuweiser kann man aber über die API auch direkt eine Befragung anlegen (ohne den Weg über die Zuweisung):
Die meisten Kunden, die unsere API aus ihrer eigenen Softwareentwicklung heraus benutzen, machen genau das. Hintergrund ist, dass oft mehrere “Fragebogen Pakete” geschnürt werden die unabhängig voneinander existieren sollen und auch getrennt bearbeitet werden sollen. Jedes dieser Pakete soll einen eigenen Ausfüll-Link bekommen.
Die Befragung ist also quasi wie ein Karton, in den man einen Patienten und beliebig viele Fragebögen reinlegen kann.
So kann man also für einen Patient auch mehrere von einander getrennte “Ausfüllungen” ermöglichen. Zusätzlich verändert sich bei einer Befragung NIE die Zuordnung zu den Fragebögen - im Gegensatz zur einfache Zuweisung Patient ↔︎ Fragebogen, denn dort sind ja die Fragebögen im Patienten gespeichert und das kann jederzeit im Webzuweiser geändert und durch “Speichern” überschrieben werden.
Wenn man also eine Befragung per API anlegt, läuft das so:
Die Kundesoftware ruft die API von seiner Software aus auf und sagt: “Liebe API, ich möchte gerne eine Befragung anlegen, und zwar für den Patienten mit der ID X, und hier hast du noch die IDs der Fragebögen, welche der Patient ausfüllen soll.”
Die API legt dann eine Befragung Y an, und setzt diese auf den Status “Angelegt”. Dann antwortet die API der Kundensoftware und sagt: “Hab ich gemacht. Hier hast du den Datensatz, den ich angelegt habe und ach übrigens: Hier ist noch ein Link, über den du die Ausfüllung dieser Befragung starten kannst.”
In dem Link ist dann die Information enthalten: Ich bin ein Ausfüll-Link, und zwar für eine Befragung mit der ID Y.
→ ab jetzt läuft die Ablauffrist für “nicht gestartete Befragungen” (im Beispiel: 14 Tage)
Die Kundensoftware gibt den Link dann an den Patienten weiter.
Der Patient ruft den Link dann im Browser auf, und die Ausfüll-Oberfläche erkennt: “Aha, ich soll eine Befragung auf das Gerät laden”, und redet wieder mit der API: “Liebe API, ich bin ein Gerät, und ich würde gerne eine Befragung abrufen”.
Die API schaut dann nach, ob die Befragung da ist und natürlich auch über den Status, ob die noch ausgefüllt werden darf, also noch nicht abgeschlossen und auch noch nicht abgelaufen ist (Da greift jetzt die Einstellung für das Ablaufdatum aus dem Configgenerator des Orchestrators). Wenn alles gut ist, wird die Befragung dem Gerät übergeben.
Das Gerät (Ausfüll-Oberfläche) antwortet dann: “Super, vielen Dank”
Die API setzt dann die Befragung auf “Zugewiesen”
→ ab jetzt läuft die Löschfrist für die Befragung